Vähemmän stressiä, enemmän tuloksia

Lauantai 6.8.2011 klo 18:55 - Kari Kaisto, yritysvalmentaja / Sales Up

Kiire ja tehokkuusvaatimukset ovat arkipäivää työpaikoilla. Suuri osa työntekijöistä on palannut kesälaitumelta "sorvin ääreen" ja kohta on tuttu oravanpyörä taas täydessä vauhdissa.

Yritysvalmentajina valmennamme jatkuvasti enemmän työyhteisöjä oikeanlaiseen ajankäyttöön jolla on suora yhteys työssä onnistumiseen, tulosten saavuttamiseen ja sitä kautta työmotivaation ja työhyvinvointtiin.

Näin lomalta paluiden tiimellyksessä haluan muistuttaa keskeisistä ajankäytön avaimista joilla saat enemmän aikaan mutta samaan aikaan stressi vähenee.

1. Selkeät, yksiselitteiset tavoitteet.

Käytä hetki miettiessäsi sitä, mikä on työssäsi oleellista; mitkä auttavat sinua ja työnantajayritystäsi menestymään. Sanomattakin on selvää että tavoitteiden tulee olla yhdenmukaisia yrityksen tavoitteiden kanssa.

Hämmästyttävää on, että harva myyntityössä ja jopa ylimmässä johdossa oleva osaa asettaa selkeitä, yksiselitteisiä tavoitteita. Muissa kuin myynti- ja johtotehtävissä tämä on jopa harvinaista. Siksi suurin osa ihmisistä roikkuu suoritustasonsa alapuolella ja onnistumisen tunne työstä on olematon.

Älä tyydy ylimalkaisuuksiin vaan aseta tavoitteet niin, että niiden saavuttaminen on kenen tahansa puoluuettomasti arvioitavissa eikä kyseessä siis ole tulkintakysymys.

2. Toimintasuunnitelma.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Selvennä ja kirjoita siis ylös, kuinka aiot tavoitteesi saavuttaa. Älä luota muistiin vaan kirjoita ylös. Näin on yksi huolenaihe vähemmän kun aikasi ei kulu stressatessasi, oletko muistanut kaiken tärkeän. Kirjaa ylös vain niitä asioita jotka todella vievät sinua kohti asettamaasi tavoitetta. Unohda kaikki muu sillä ne eivät vain hidasta tavoitteiden toteuttamista vaan vievät sinua poispäin tavoitteestasi.

3. Ylös kirjoittaminen

Kaikki alansa huiput ja todelliset ammattilaiset kirjoittavat asiat ylös. Ei väliä, onko kyseessä A4-arkki vai kalenteri. Useat pelkäävät että ylös kirjoittaminen antaa epäammattimaisen kuvan. Asioiden ylös kirjaamisen vuoksi et kuule ammattilaisten suusta muiden jatkuvasti toistelemia "oho" ja "unohtui" -huudahduksia.

Toinen syy, miksi tavoitteita ei kirjoiteta ylös, on epäonnistumisen pelko. Tavoitteisiin ja toimintatapoihin ei haluta sitoutua. Kun asioita ei kirjoita ylös, kukaan ei saa kiinni siitä etten ole toiminut suunnitelman mukaan. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Selvät sävelet auttavat keskittämään energian oleelliseen.

4. Priorisointi

Aseta asiat tärkeysjärjestykseen. Hyvä tapa on kirjoittaa työpäivän päätteeksi ylös seuraavan päivän työtehtävät. Tähän päivittäin käytetty vartti maksaa itsensä takaisin päivä toisensa jälkeen stressin vähentymisenä. Kirjaa siis työpäivän päätteeksi kaikki seuraavan päivän työtehtävät. Jätä lista töihin. Jos tulee uusia tehtäviä lisää, kirjoita myös ne listalle. Sen jälkeen yksinkertaisesti numeroi tehtävät tärkeysjärjestyksen mukaan. Tee ensin kiireellisimmät ja tärkeimmät heti alta pois. Ne ovat juuri niitä tehtäviä joihin sinut on palkattu ja jotka vaikuttavat suoraan työsi tuloksiin. Ne ovat usein myös niitä jotka ottavat eniten voimille ja joita mieluiden lykkäisi. Mutta nämä ensiksi loppuun saattamalla on palkintona jokaisen työntekijän paras palkka: onnistumisen tunne. Tätä et saavuta tekemällä kivoja ja helppoja asioita, siis puuhastelua.

5. Viivyttelyn voittaminen

Tartu toimeen heti. Usein vitkutteluun käytetyssä ajassa (toisen kahvikupin hakeminen, kioskilla käynti, tupakkatauko, sähköpostin luku ym.) tehtävä jos toinenkin olisi jo suoritettu loppuun. Aseta nämä houkutukset siis palkinnoksi vaikka tärkeysjärjestyksen tehtävien 1-2 suorittamisesta, nauti näistä sen jälkeen.

6. Asioiden loppuunvieminen

Osa meistä on innokkaita aloittamaan tehtäviä. Into laantuu usein kuitenkin nopeasti ja sen jälkeen tehtävä jäi kesken ehkä pitkäksikin aikaa. Tästä se stressi tulee. Keskeneräisistä ja tekemättömistä töistä - ei tehokkuudesta. Tehokkuuden syyttäminen stressistä on itsepetosta ja muiden syyttelyä omasta laiskottelusta. Jos - ja toivottavasti kun - käyttäessäsi edellä mainittua tärkeysjärjestyksen listausta päivittäin, älä siirry seuraavaan tehtävään ennenkuin edellinen on suoritettu.

7. Delegointi

Tässä olisi monella oppimista enemmän kuin halutaan myöntää. Jostain syystä meissä elää sitkeästi ajatus, että ahkeruutta on hoitaa kaikki asiat itse. Tärkeintä on kuitenkin se, että työtehtävät tulevat tehtyä hyvin ja ajallaan. Delegointia - joka on joukkuepeliä eikä paskaduunien nakittamista muille - tulisi harrastaa enemmän kaikikiin suuntiin ja kaikilla organisaatiotasoilla. Tarkista siis ensitilassa, onko asioita jumittunut työpöydällesi.

8. Työn ja vapaa-ajan tasapaino.

Meillä kaikilla on vuorokaudessa 24 tuntia. Itse pyrin toteuttamaan jatkuvasti 8/8/8 kaavaa. Siis 8 h töitä, 8 h vapaa-aikaa ja 8 h unta vuorokaudessa.

Tähän kuuluu myös se, että keskitytään töissä töihin. Usein lempiaihe tuntuu olevan se, kuinka työ vie ihmisen vapaa-aikaa ilman erillistä korvausta. Yksi suuri selittäjä tähän on että työt eivät valmistu työajalla. Tätä taas selittää omien asioiden hoito työajalla. Mitä enemmän ole tavoitteista ja aikatauluista edellä, sen vähemmän sinua häiritään vapaa-ajalla ja sen paremmalla omallatunnolla voit laittaa puhelimen kiinni tai jättää sähköpostit lukematta.

----------

Tärkein ja merkittävin asia ajanhallinnassa ja omassa työhyvinvoinnissa on tiedostaa että asiat ovat itsestä kiinni. Siksi usein - provosoivasti, myönnetään - sanonkin että stressi on monta kertaa itse aiheutettua. Jos työtä on liikaa, vähintä mitä voi tehdä on nostaa asia esiin jolloin pulmat yleensä ratkeavat. 

Selkeät tavoitteet, suunnitelmat ja tehokas ajankäyttö vähentävät stressiä, eivät aiheuta sitä. Onnistumisen tunne palkitsee, antaa energiaa ja innostaa lisää.

Tämä onnistumisen tunne on kuitenkin palkinto, joka tulee vasta kovan työn jälkeen.

Aletaan siis ensiksi töihin. Tuloksellista ja motivoivaa syksyä!